共催ウェビナーの始め方完全ガイド｜7つの手順と失敗しない進行のコツ

ウェビナー担当者になったとき、多くの人が一度はつまずくのが「共催ウェビナーの進め方」です。

共催ウェビナーと聞くと、「企画を立てて、集客をして、当日登壇する」といったシンプルな流れを想像する方も多いのではないでしょうか。しかし実際には、社外の企業と連携しながら進行する共催ウェビナーは、想像以上に難易度が高い施策です。進め方のノウハウが社内に蓄積されていない企業も多く、何をどの順番で進めればよいのか分からず戸惑う担当者も少なくありません。

私自身も、初めて共催ウェビナーを担当したときは、何から手をつければよいのか分からず、不安だらけでした。社外の担当者と一緒に進行するプレッシャーもあり、うまくいかなかった経験もあります。

そこで今回は、私自身の経験を活かし、共催ウェビナーを成功させるための具体的な7つの手順を解説します。これまで200回以上の共催ウェビナーを通して得たノウハウをもとに、実践的な進め方や成功のポイントをまとめました。

実際にこの方法を実践することで、初回共催で64名の集客を実現した企業や、過去開催と比較して約7倍の集客を達成した企業もあります。私自身も、ウェビナー施策を軸に半年で売上を約1.5倍に伸ばした経験があります。

この記事を通して、共催ウェビナーの進め方を体系的に理解し、自信を持って施策を進められるようになれば嬉しいです。ぜひ、魅力的な共催ウェビナーを一緒に作っていきましょう。

なお、本記事の内容はYouTube動画でも解説しております。お時間のある方は、より詳しく解説している解説動画をぜひご覧ください。

共催ウェビナーとは

共催ウェビナーとは、2社以上で実施するWebセミナーのことを指します。

共催ウェビナーを実施するメリット

共催ウェビナーを実施するメリットは、主に以下の2つです。

①新規のリード情報を、広告費なしで獲得できる
②自社にないノウハウを話してもらうことで、ハウスリストの掘り起こしになる

共催ウェビナーの種類と座組み

共催には大きく二つの形式があります。

一つ目は、複数社が共同で企画する形式です。バナー制作や申込ページ作成等の役割を複数社で分担し、協力して1つのウェビナーを作り上げることが多いです。

二つ目は、ゲスト登壇型です。外部登壇者を招くため、費用が発生する場合もあります。この場合の登壇社は登壇が主な役割になりますので、集客依頼の範囲は事前に調整するようにしましょう。

共催ウェビナー開催の7つの手順

共催ウェビナーは、以下の7つの工程で進めます。

1. 目標設定をする

多くのウェビナーは、「認知拡大」や「新規リード獲得」が目的です。まずは「新規リード数」「全体集客数」を目標に掲げることをおすすめします。

運営に慣れてきたら、参加者のうち何人がターゲットに該当するかを示す「ターゲット含有率」も追えると理想的です。

2. 企画をする

目標が定まったら、企画設計に移ります。企画段階では、以下の項目を設定しましょう。

以下は、OTSUNAGIで活用している企画書のフォーマットです。ぜひダウンロードし、参考にしてみてください。

3. スケジュールを設計する

大まかに、全体のスケジュールを設計しましょう。ざっくり以下のようなスケジュールで進められると理想的です。

• 1.5〜2ヶ月前：企画完了/共催先決定、事前打ち合わせ、タイトルや内容の確定
• 1〜1.5か月前：バナー作成の完了、申込ページの公開

集客メールは4回が目安です。おすすめのタイミングは、2週間〜1か月前、1週間前、3日前、当日です。特に当日のメールはかなり有効です。集客数全体のうち、1/3が当日の集客メールから申し込んだ例もあります。

リマインドメールも、複数回送ることをおすすめします。おすすめのタイミングは、1週間前、3日前、前日、実施日の当日です。

4. 声かけをする

初めて共催をする企業に声掛けをする場合は、必ず企画書を送付しましょう。また、相手企業が共催ウェビナーを実施しているかどうかの確認も重要です。

やり取りするコミュニケーションツール（Slack、チャットワーク、メッセンジャーなど）も最初に決めておきましょう。

私がやっていたテクニックとしては、先にバナーを仮で作って送付することです。どうしても登壇して欲しい方に打診する場合は、バナーに仮で登壇社を当てはめて打診することで、自社よりも遥かに知名度のある企業からの承諾をいただいたケースもあります。

5. ディレクションをする

まずは集客開始にあたり、必要な物の収集を行いましょう。OTSUNAGIでは、以下の項目を事前に収集しています。

また、事前ミーティングでは以下の内容を共催先企業とすり合わせます。

共催ウェビナーは兼任で担当される方も多く、返信の優先度が低くなる可能性が高い施策ですので、返信がきたら即返信することを心掛けると良いです。なかなか返信がない場合は、1日経つ前にリマインドをしましょう。

6. 当日の運営をする

当日は、以下の通り役割を明確に分けて運営できると良いでしょう。進行役と裏方役それぞれの役割は、以下の通りです。

7. 開催後の振り返りミーティングを実施する

可能であれば、共催先も含めて開催後に振り返りミーティングを実施しましょう。もし共催先との相性が良ければ、その場で次回ウェビナー開催の打診をすることも有効です。

共催ウェビナーに最適な配信システム

共催セミナーでおすすめの配信システムは、以下の通りです。

• Zoom
• ネクプロ
• EventHub
• Biszibl
• eventos
• ON24

これらの配信ツールに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。

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進行における3つの注意点

共催ウェビナーを進行する上で、注意すべき点は以下の3つです。

①レスはなるべく早くする

統計データでもでていますが、ウェビナー担当者のほとんどが専任ではなく別業務との兼任です。いくつものプロジェクトを並行して回していることから、どうしても返信が遅くなってしまう傾向があります。返信を早めに、かつ簡潔に実施することを意識すると、スムーズに運営できるでしょう。

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②こまめに集客人数の報告し、集客施策まで共有する

企画ミーティング時点でヒアリングを行い、都度集客状況や集客施策を共有をしましょう。ウェビナー企画担当者は、多くの場合複数の企画を担当されています。こまめに情報共有をしてくれるウェビナー担当者は、記憶に残りやすいです。一緒にウェビナーを進行していて気持ちが良いと思ってもらえるようなコミュニケーションを心がけましょう。

③ウェビナーの座組をきちんと理解する

途中からウェビナー推進にアサインされた場合でも、主催者は誰か、コストはかかっているか、そしてウェビナーの目的は何なのかといった座組をしっかり把握しましょう。過去のコミュニケーションを遡って把握しにいくことがおすすめです。社長がウェビナーを企画し、途中から進行を任されるというケースは、よくある話です。

担当者のよくある質問と解決策

OTSUNAGI茂木の経験談に基づき、担当者のよくある質問と解決策についてお伝えします。

Q.進行はどこのコミュニケーションツールで行えばいいですか？

Slack、Chatwork、Messenger、メールなど、媒体は問いません。共催先と共通しているツールを使用すると良いです。

Q.共催の事前打ち合わせの日程調整が手間です

共催先が2社ではなく多くなってくる場合は、無料の日程調整ツール「調整さん」を利用すると便利です。また全社が都合上集まれない場合は、各社10〜15分ずつミーティングをするというやり方もあります。

ただし、ディスカッション形式でウェビナーを実施する場合は、登壇社同士の関係性が相当良くない限りは、一度顔合わせや方針決めのために事前打ち合わせを実施することをおすすめします。

Q.自社の集客進捗が悪く他社様に迷惑をかけそうな場合、どうしたらいいですか？

集客進捗が芳しくないと分かった時点で、誠実にお伝えしましょう。加えて、更なる集客施策の検討も考えましょう。集客メルマガを増やすという施策になる企業様が多いです。

Q.共催先の集客進捗が悪いです

こまめに集客報告をし、各社の集客進捗を確かめ、早期に気付けるようにしましょう。集客進捗が悪い原因として、イベント内容とハウスリストがマッチしていない可能性があります。率直に、集客の進捗が悪い点をお伝えし、他の施策をご検討いただけないかぜひ聞いてみましょう。

Q.ゲスト登壇者への謝礼はいくらお支払いすればいいですか？

もし費用が発生する場合は、事前に費用がいくらか確認をしておきましょう。また、そもそも費用が発生しないように、先方に登壇するメリットをお伝えし、交渉する場合もあります。企業同士の共催ウェビナーの場合は、お互い手弁当で実施するケースがほとんどです。

Q.共催の際にお声掛けをするのは、すでに繋がりのある企業か新しい企業のどちらがいいですか？

共催先として相応しい企業が優先になります。相応しいというのは、ターゲットが同じで、双方同等数の集客ができる「Win-Win」な関係性を指します。仲が良いからという理由だけで共催をし、ウェビナーが失敗してしまうことは避けましょう。

Q.共催の打診は、問い合わせフォームかSNSか、どちらがいいですか？

共催先様がSNSをやっているのであれば、SNSをおすすめします。共催を進行するにあたり、Messengerを活用するケースは多いですので、SNSには寛容な方が多いはずです。SNSが存在しない場合は、問い合わせフォームから打診をしてみましょう。

Q.何を話し合いで決めて、何をテキストで決めたらいいですか？

ターゲットのすり合わせと登壇内容は、ミーティングで決められるとベストです。それ以外はテキストでも問題ありません。何度もお互いに開催している企業様であれば、稀に確認の電話5分で済むケースもあります。

まとめ

共催ウェビナーは、慣れてくると進行がかなり楽になります。大変なのは最初だけです。

私が始めた頃は、体系化されたノウハウはありませんでした。すべて自分の感覚で進めていました。

この共催ノウハウを身につければ、社外とのプロジェクト進行力も上がり、ウェビナーだけでなくビジネススキル全体が伸びます。

まずは本記事を参考に基本の手順を覚え、関わる全員が嬉しくなる企画を一緒に作っていきましょう。

OTSUNAGI株式会社は、年間100件以上のオンラインイベントを支援するウェビナー運営のプロフェッショナル集団です。企画設計からZoom設定、当日の配信オペレーション、アーカイブ活用、さらには共催企業とのマッチングまで、成果に直結するウェビナー施策を一気通貫でご支援いたします。

「社内にリソースがない」「企画が思いつかない」「共催先が見つからない」といったお悩みをお持ちの方は、ぜひOTSUNAGIにご相談ください。貴社の強みを引き出し、ウェビナーを起点とした“商談につながる仕組みづくり”を全力でサポートいたします。